Datavisualisatie; geen woorden maar beelden

Een stukje uit de VOB nieuwsbrief van september 2010:
In de rijksbegroting zoals die op Prinsjesdag is gepresenteerd, blijven de budgetten voor openbare bibliotheken in stand. De rijksbegroting voor openbare bibliotheken bedraagt € 32.652.00. Voor bibliotheekvernieuwing wordt € 20.012.000 gereserveerd. Voor leesbevordering € 3.000.000 en voor de leesvoorziening voor leesgehandicapten wordt € 9.640.000 uitgetrokken. Bibliotheekvernieuwing groeit ten opzichte van 2010 met ca. € 600.000, het budget leesbevordering blijft gelijk, en de begroting voor leesgehandicapten krimpt met ca. € 800.000.

Belangrijke cijfers, de nabije toekomst van de openbare bibliotheek hangt er zelfs voor een groot deel vanaf. Lees het stukje voor de zekerheid nog maar een keer. Oke, goed gelezen? Sla dan nu eens even de pagina om, tel tot vijf en probeer je dan minimaal één cijfer uit bovenstaand stukje te herinneren. Dat is nog knap lastig hè?

Het gezegde ‘één beeld zegt meer dan duizend woorden’ is weliswaar een cliché, maar daarom niet minder waar. Het is heel makkelijk om binnen enkele seconden een bekende op een foto te herkennen, terwijl voor een accurate beschrijving van diezelfde persoon veel woorden nodig zijn. Logisch, want de mens is van oorsprong een visueel ingesteld wezen. Door de uitvinding van de boekdrukkunst zijn we massaal aan het lezen geslagen, een tekstgebaseerde bezigheid die al eeuwen voortduurt. En hoewel de mensheid nog altijd sterk afhankelijk is van het geschreven woord, heeft de intrede van de televisie vanaf de jaren vijftig van de vorige eeuw ervoor gezorgd dat visuele consumptie van informatie flink aan terrein heeft teruggewonnen.

Anno 2010 heeft die TV er ook nog eens een boel andere visueel ingestelde maatjes bij gekregen; uiteraard het internet met populaire bestemmingen als YouTube en Facebook, maar denk ook aan game-consoles, smartphones en hét voorbeeld bij uitstek op dit moment, de iPad. Natuurlijk speelt tekst hier nog steeds een voorname rol maar alle makers van websites, sociale netwerken, games en applicaties doen ontzettend hun best om de informatieoverdracht visueel zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Die nadruk op ‘eye candy’ heeft vanuit commercieel oogpunt uiteraard goede redenen; het maakt de gebruikerservaring een stuk prettiger en dat gegeven helpt natuurlijk weer de verkoopcijfers omhoog stuwen.

Infographics
Gelukkig is visuele informatieoverdracht niet alleen commercieel en marketingtechnisch interessant, er zijn ontzettend veel toepassingsgebieden waarbij beelden worden gebruikt om de over te brengen informatie te versterken. Een duidelijk voorbeeld is het dagelijks weerpraatje van Erwin Krol bij het NOS Journaal. Hoe zou zijn verhaal overkomen zonder begeleidende weerkaart? En let ook eens op het dashboard van je auto; weinig tekst, veel symbolen, groene richtingaanwijzers en oranje waarschuwingsindicatoren. Voor tijdschriften en dagbladen worden al jaren visuele hulpmiddelen gebruikt ter ondersteuning van artikelen. Daarvoor hebben ze grafische ontwerpers in dienst die zich full-time bezig houden met het maken van infographics.

Niet alleen zijn deze infographics populair bij de oude media, ook de nieuwe media maakt er steeds vaker gebruik van. Sterker nog, dankzij het opheffen van de ruimtelijke beperkingen van print-media is er niets meer waardoor ontwerpers van online infographics zich nog tegen laten houden. En inderdaad, online infographics worden steeds maar groter en spectaculairder. Het lijkt wel een soort van wedloop waarin ontwerpers telkens proberen elkaars werk te overtreffen. Dat levert hele extravagante, kunstzinnige, komische en spectaculaire infographics op. Kijk voor de aardigheid maar eens naar de dwarsdoorsnede van de aarde, gemaakt door Karl Tate voor Our Amazing Planet: http://bit.ly/b46Ktu.

Infographics hebben niet altijd een even serieuze insteek. Maar voor wie er de humor van inziet kan de vergelijking tussen virtuele Farmville tuinders en echte boeren toch heus wel interessant zijn.

Toch kent deze vorm van visuele informatieoverdracht ook beperkingen. De dataset is bijvoorbeeld niet heel complex. Het gaat bij infographics immers om een vrij compacte en vastomlijnde set van gegevens, waarvan de variabelen bekend zijn.

Datavisualisatie
Iets lastiger wordt het om grote ‘levende’ dataverzamelingen met vaak ingewikkelde structuren en vele miljoenen dataobjecten in verklarende beelden te vangen. Dit specialistische vakgebied wordt datavisualisatie genoemd.

De definitie volgens WikiPedia:
Datavisualisatie, ook wel kennisvisualisatie of wetenschappelijke visualisatie genoemd, is het vakgebied, dat zich bezighoudt met het visueel weergeven van gegevens. Dit vakgebied is interdiscipline tussen grafische vormgeving, informatica en kennistheorie.

De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het steeds lastiger wordt om onderscheid te maken tussen infographics en datavisualisatie. Nieuwe diensten als Qwiki (http://www.qwiki.com) combineren bijvoorbeeld beide vakgebieden op een hele slimme manier. Qwiki maakt duidelijke visuele weergaves van een vooraf afgebakend onderwerp, maar gebruikt daarvoor wel grote ‘levende’ dataverzamelingen.

Nu zou je verwachten dat bibliotheken dit terrein allang aan het verkennen zijn, maar goede voorbeelden zijn moeilijk te vinden. En dat is toch op zijn minst opmerkelijk, want bibliotheken zijn immers van oudsher toch bekende verzamelplaatsen voor grote dataverzamelingen. Een instelling zoals de Koninklijke Bibliotheek weet wel raad met grote en ingewikkelde dataverzamelingen. Men is hier niet anders gewend dan te werken met omvangrijke collecties met daarin vele miljoenen dataobjecten. Maar ook de KB komt met alle ambities niet veel verder dan het collectioneren, metadateren, archiveren en beschikbaar stellen van materialen. Datavisualisatie komt zover bekend nog nergens in de plannen voor. Bij wetenschappelijke en openbare bibliotheken is dat waarschijnlijk niet anders. Toch is statistische data ontzettend belangrijk voor bibliotheekorganisaties, maar dan vooral vanuit een ander perspectief. 

Bibliotheken en statistieken
Gemiddeld een keer per jaar, meestal tegen de tijd dat het jaarverslag in orde gemaakt moet worden, worden ergens in een achterkamer snel nog even statistieken uitgedraaid. Hoeveel uitleningen hadden we dit jaar? Hoeveel bezoekers op de website? Wat was het totale budget voor collectievorming? Hoeveel IBL verzoeken? Welke databanken werden het meest gebruikt?

De vragen zullen bekend voorkomen, maar vrijwel niemand weet bij benadering nog de antwoorden van het afgelopen kalender- of studiejaar. De reden daarvoor is eenvoudig; de gegevens hebben geen waarde omdat ze geen context hebben. Statistieken van bibliotheeksystemen worden niet of nauwelijks geanalyseerd. De reden waarom laat zich raden; het vergt nogal wat inspanning om al die informatie te verzamelen en daarna ook nog eens te duiden.

Uitleencijfers krijgen bijvoorbeeld pas een contextuele betekenis wanneer ze afgezet worden tegen de uitleencijfers van voorgaande jaren. De betekenis daarvan neemt weer toe wanneer de uitleencijfers gecombineerd worden met fluctuaties in het ledenaantal van de bibliotheek. Positieve fluctuaties zouden wel eens in verband kunnen staan met specifieke wervingsacties, het tegenovergestelde kan bijvoorbeeld zijn gebeurd vanwege de sluiting van een wijkbibliotheek. En dat laatste was misschien onvermijdelijk vanwege budgettaire tekorten. Kortom, naast gedegen analytisch vermogen is ook uitgebreide kennis nodig van allerlei processen die spelen in de bibliotheekorganisatie. Alleen onder zulke condities heeft het zin om op basis van statistische data conclusies te kunnen trekken. Maar dat kost veel tijd, geld en inspanning.

Reden genoeg voor veel bibliotheken om die inhoudelijke analyse dan maar achterwege te laten en de jaarlijkse benchmark te beperken tot het simpelweg vastleggen van statistische data. Voor het jaarverslag worden de cijfers nog even omgezet in leuk vormgegeven grafiekjes en iedereen is voorlopig weer tevreden in slaap gesust. En dat is jammer, want op de plaats die een decennium terug nog gold als hét epicentrum van de informatievoorziening zou datavisualisatie juist nu het belang van de bibliotheek aantoonbaar kunnen maken.

Datavisualisatie en de bibliotheek
Datavisualisatie kan worden toegepast op dataflows zoals die gegenereerd worden door verschillende systemen in gebruik bij bibliotheken. De vraag is echter waarom je dat als bibliotheek zou willen doen. Laten we om die vraag te kunnen beantwoorden allereerst eens inzoomen op een prachtig voorbeeld, het Watson Library Dashboard. Belangrijke kerncijfers van Watson Library worden gepresenteerd in één totaaloverzicht, met de mogelijkheid om per onderdeel in te zoomen naar een verdiepend detailniveau. Dit voorbeeld live bekijken kan via http://libmma.org/dashboard.

Vrijwel iedere bibliotheek in Nederland heeft tenminste een aantal vergelijkbare systemen in huis waarin een voortdurende stroom van statistische data wordt gegenereerd. Een kleine opsomming van de mogelijkheden:

1. Uiteraard is het bibliotheeksysteem zelf een belangrijke bron voor onder andere uitleencijfers, de collectieomvang, financiële gegevens en belangrijke klant-kenmerken.
2. Een aan de bibliotheek-site gekoppeld Google Analytics account geeft zeer gedetailleerde informatie en inzichten over de digitale bezoekers, over de trefwoorden die ze gebruiken en over de reden waarom sommige onderdelen van de website beter bezocht worden dan andere.
3. Voor bibliotheken waar juist fysieke bezoekers belangrijk zijn; met behulp van electronische bezoekerstellers is het aantal bezoekers tot op de seconde vast te leggen.
4. Veel contentproviders bieden hun databanken aan op een eigen platform, zoals bijvoorbeeld EBSCOhost en MetaPress. Dergelijke platformen bieden uitgebreide ondersteuning voor statistieken, vaak op basis van het uitwisselbare Counter protocol.
5. Datzelfde doen leveranciers ter ondersteuning van bibliotheken die gebruik maken van federatieve- of discovery zoekmachines, zoals V-Spaces en Summon. Ook geven dergelijke systemen vaak inzicht in de omvang van de electronische collectie, waarbij met name het totaal aantal eJournals en de overlapanalyse tussen de aangekochte contentpackages interessante gegevens zijn.

Veel van dit soort gegevens moeten er welhaast bij iedere bibliotheek zijn, maar met die constatering alleen worden ze nog niet vanzelf mooi gepolijst in de vitrine gezet zoals de Watson Library dat heeft gedaan. Toch is de weg daar naar toe niet eens zo heel lang. Het slechte nieuws daarbij is dat al die gegevens de eerste keer nog steeds door iemand verzameld moeten worden. Goed nieuws is dat dit proces daarna grotendeels geautomatiseerd kan worden. Maar het beste nieuws is toch wel dat het maken van zo’n dashboard minder ingewikkeld is dan het in eerste instantie lijkt. Het is ook minder duur dan je zou denken, veel van de benodigde tools zijn immers gratis beschikbaar via Open Source licenties. Dus wat let je, statistieken verzamelen en aan de slag met die tools!

Over welke tools hebben we het precies? Enkele voorbeelden:

Museum Dashboard:
IMA Museum Dashboard 1.0 is ontwikkeld door het Indianapolis Museum of Art Libraries. De code is vrijgegeven via een BSD licentie en te downloaden via http://code.google.com/p/museum-dashboard/. Het dashboard maakt gebruik van Drupal 5.x (of hoger), dit zeer krachtige CMS systeem fungeert als administratief raamwerk voor de Museum Dashboard software. Dezelfde Drupal installatie kan overigens ook tegelijkertijd gebruikt worden als host voor andere webcontent. Tenslotte is er een MySQL database nodig als opslagsysteem voor alle data die vanuit Drupal en het Museum Dashboard gegenereerd worden.

IBM’s Many Eyes project:
Wie geen eigen server-omgeving heeft kan een beroep doen op Many Eyes, een experimentele online visualisatietool van IBM Research Labs Services. Het maken van een nieuwe visualisatie begint met het uploaden van een nieuwe dataset, of het bewerken van een bestaande. Daarna is het een kwestie van keuzes maken, hier en daar nog wat gegevens finetunen en dan kan het resultaat direct bekeken worden.

Google’s Visualisation API:
Uiteraard kan Google, als beheerder van vele terrabytes aan data, niet op dit toneel ontbreken. Zoals vaak het geval is met API’s, het vereist een behoorlijk stijle leercurve voordat alle facetten van deze tool zich openbaren. De meest eenvoudige methode is om de API aan te sturen vanuit Google Spreadsheets, maar zelf broncode schrijven is ook een optie. Ontzettend handig is dan weer de mogelijkheid om de gemaakte visualisatie te verpakken als een Google Gadget. Zo’n gadget faciliteert een compacte presentatie van de datavisualisatie voor bijvoorbeeld iGoogle, de eigen website of natuurlijk als onderdeel van het IMA Museum Dashboard.

Google Public Data Explorer:
Geen echte tool maar wel een bron van inspiratie is de Google Public Data Explorer, bereikbaar via http://www.google.com/publicdata/directory. Je kunt je afvragen waarom nu juist Google dit doet, terwijl juist bibliotheken en archieven over dit soort datasets beschikken.

Twitter SteamGraphs:
Deze tool richt zich op social media en dan vooral- zoals de naam al aangeeft, op Twitter. Veel eenvoudiger dan dit worden ze niet gemaakt, het intypen van een trefwoord of Twitter-accountnaam is voldoende. Op basis daarvan worden 1000 tweets geanalyseerd en in een grafische tijdlijn gezet. Uiteraard helpt het als de bibliotheek zelf twittert, maar zo niet, dan kan het nog altijd heel interessant zijn om in één oogopslag te kunnen zien wat anderen over de bibliotheek zeggen.

Tagxedo:
Tagclouds kennen we intussen wel, net als ‘Tagcloud-generators’. Wordle.net is bijvoorbeeld een bekende voor 23 DIngen cursisten. Zonder al te veel moeite maak je met zulke tools visuele weergaves van tekstgebaseerde dataverzamelingen. De mogelijkheden van Wordle en de meeste tagcloud-generators zijn vrij beperkt, een positieve uitzondering is Tagxedo.com. Zo is het mogelijk om tagclouds te genereren op basis van onder andere blogposts, twitter-accounts, websites en zoekopdrachten, maar ook een eigen textbestand uploaden behoort tot de mogelijkheden. Bovendien kan een eenmaal gegenereerde tagcloud gekneed worden in vele vormen, kleuren en maten.

Er is dus geen gebrek aan goede tools, de toepasbaarheid ervan is ook alleszins redelijk eenvoudig te noemen. Wie over de juiste data beschikt en een beetje aanleg voor de materie heeft kan in korte tijd mooie resultaten behalen. Een eigen Library Dashboard bijvoorbeeld met grafisch schitterende vormgegeven interactieve kerncijfers over de bibliotheek, en dat allemaal automatisch gevoed vanuit onderliggende datastromen.

Tot slot
Het concept van datavisualisatie als bibliotheektoepassing ziet er heel aardig uit, bovendien lijkt implementatie daarvan niet al te ingewikkeld. Je zou er zomaar een projectteam voor willen optrommelen. In dat geval is het ook handig om richting het management te kunnen motiveren waarom datavisualisatie belangrijk voor de bibliotheek zou kunnen zijn.

We sluiten af met een top vijf van bruikbare punten:

1. Een instrument waarmee je op ieder gewenst moment tot in detail de sterke punten van de bibliotheek kunt laten zien, is in de basis een sterke marketingtool.
2. Het visueel presenteren van belangrijke actuele kerncijfers levert al snel goede exposure op. De (lokale) pers zal er graag gebruik van maken als ze artikelen over de bibliotheek willen schrijven. 
3. Naar de eigen organisatie toe is datavisualisatie een prima alternatieve methode voor de management-samenvatting zoals die bij veel bibliotheken ieder kwartaal gemaakt worden om te kunnen rapporteren richting management en bestuur.
4. Net zo makkelijk is het om dezelfde methode te benutten om richting sponsoren en subsidieverstrekkers inzichtelijk te maken waarom voor bepaalde activiteiten meer geld of personeel nodig is.
5. Als het er echt op aan komt, en dat komt het steeds vaker, dan kan een bibliotheek door het visueel presenteren van de juiste- met cijfers onderbouwde argumenten heel krachtig en welhaast onweerlegbaar het bestaansrecht aantonen.

Meer over dit onderwerp op het web:
- Lesgeven met Infographics: http://www.dutchcowboys.nl/online/20744
- Qwiki Alpha: http://www.qwiki.com
- FlowingData Blog: http://flowingdata.com/
- TED Talk David McCandless: The beauty of data visualization: http://bit.ly/92Dsb0

Over de auteur:
Gerard Bierens is ontwikkelaar van de digitale mediatheek van Fontys Hogescholen. Daarnaast houdt hij zich als trainer, spreker en auteur bezig met bibliotheekinnovatie. Volg hem op twitter.com/gbierens.

Note 1: Dit artikel is onder de titel ‘Zoeken met vaart’ verschenen in Digitale Bibliotheek, nr. 6, 2009.
Note 2: Alle in dit artikel vermelde links zijn te vinden via http://tinyurl.com/artikel-zvv.

In dit artikel ligt de nadruk op het belang van een goede balans tussen theorie en praktijk. De balans tussen het trainen van benodigde informatievaardigheden en het leren benutten van ondersteunende softwaretools is ver te zoeken. Daarom worden de mogelijkheden van een aantal ondersteunende tools voor het informatiezoekproces nader toegelicht; Wat zijn de onmisbare Firefox-addons? Hoe kun je RSS actief inzetten als een onvermoeibare zoek-expert? En hoe haal je het maximale rendement uit de nieuwe generatie Social Bookmarking tools?

Woorden als ‘verwerven, verwerken en presenteren’ zijn vaste elementen als het gaat over informatievaardigheden. Termen als ‘RSS, Firefox en Social Bookmarking’ kom je in dit verband echter nog zelden tegen. Waarom is dat eigenlijk? Je zou denken dat informatievaardigheden aanleren op zijn minst toch zou moeten samengaan met het leren gebruiken van relevante ondersteunende instrumenten. Feit is dat velen die zich informatieprofessional noemen (bibliothecarissen, onderzoekers, archivarissen, …) wel veel theoretische kennis over information science in huis hebben, maar tegelijkertijd maar amper weet hebben van de vele mogelijkheden die hen geboden worden om hun kennis in de praktijk te brengen, laat staan op anderen over te brengen. Bijzonder jammer, want het web geeft toegang tot vele toepassingen die het zoekproces kunnen ondersteunen- en vooral ook makkelijker kunnen maken.

1. Comfortabel zoeken met Firefox Add-ons

Laten we eens beginnen met aandacht voor de open source webbrowser Mozilla Firefox. Met een wereldwijd marktaandeel van 23% en meer dan 1 miljard downloads is het na Internet Explorer de meestgebruikte browser. Dat is voor een browser zonder commerciële belangen ontzettend knap, zeker als je bedenkt dat miljoenen PC’s al jarenlang standaard worden ingericht met Microsoft’s browser. Het succes van Firefox is daarom belangrijk voor iedereen die het open source gedachtegoed ondersteunt. Maar belangrijker voor de professionele gebruiker zijn de ongeëvenaarde mogelijkheden om Firefox te kunnen transformeren in een superieure research-tool.

De open structuur van Firefox geeft de gebruiker namelijk alle gelegenheid om de browser naar eigen voorkeur in te richten. Door toepassing van zogenaamde add-ons kan het zoekproces danig worden beïnvloed en zelfs ingekort.

Het is onmogelijk om alles wat relevant is onder de loep te nemen, maar een aantal essentiële add-ons mogen zeker niet ontbreken:
• CustomizeGoogle: geeft de mogelijkheid om Google geheel naar eigen wens te fine-tunen.
• SmarterFox: zodra een woord gearceerd wordt, verschijnt een klein WikiPedia-ikoontje. Met één klik wordt het bijhorende WikiPedia-artikel gevonden en links naar andere relevante WikiPedia-artikelen worden aan de zijbalk toegevoegd.
• Search Cloudlet: heel bijzonder hoe snel deze add-on aan iedere Google, Yahoo of Twitter zoekopdracht een contextgevoelige woordenwolk toevoegt. Met name bruikbaar om snel gerelateerde zoekwoorden in beeld te brengen. 

• Woordenboek Nederlands: zo gewend als we zijn aan spellingscontrole, zo hopeloos verloren zijn we bij schrijfactiviteiten op het web. Het gratis woordenboek van Open Taal nestelt zich in Firefox en doet overal waar met tekst gewerkt moet worden aan spellingscontrole.
• Hyperwords: deze add-on is werkelijk een pareltje voor de informatiewerker. De tool is gebaseerd op het idee dat ieder woord in principe een hyperlink zou kunnen zijn. Door één of meerdere woorden op een webpagina te selecteren wordt een contextgevoelig en interactief naslagwerk geactiveerd.

• Zotero: gaat verder waar EndNote ophoud, geavanceerd citatie-management geheel geïntegreerd in Firefox.

Geen add-on, maar wel ontzettend handig is de service van PortableApps.com. Daarmee is het mogelijk om een flink aantal applicaties, waaronder ook Firefox, direct vanaf een USB-stick op te starten. Vooral handig voor (publieke) werkplekken met beperkte gebruiksrechten.

2. Moeiteloos vinden met RSS

Firefox heeft zeker ook bijgedragen aan de doorbraak van RSS. Terwijl in Internet Explorer jarenlang iedere vorm van ondersteuning voor het RSS protocol ontbrak, koos Firefox juist de omgekeerde weg, iedere nieuwe Firefox-versie kreeg betere RSS ondersteuning. En belangrijker nog, RSS werd daardoor steeds gebruiksvriendelijker. Inmiddels is Internet Explorer ook voorzien van RSS ondersteuning.

Anno 2009 zou de meerwaarde van RSS voor het informatiezoekproces eigenlijk zo evident moeten zijn, geen enkele informatiespecialist kan dat nog ontkennen. Toch blijken er in de praktijk erg weinig informatiewerkers te zijn die deze technologie in hun dagelijks werk geïntegreerd hebben. Voor onderzoekers en wetenschappers is RSS vaak zelfs een geheel onbekend fenomeen, simpelweg omdat het kleine oranje icoontje vrijwel nooit op hun netvlies verschijnt.

De voordelen van RSS in een notendop: RSS maakt informatie vinden simpel. Wie zich via RSS abonneert op relevante bronnen, krijgt vanaf dat moment automatisch de meest recente informatie binnen. Zoals email vanzelf binnenkomt in MS Outlook, verschijnen RSS-berichten ook vanzelf in de RSS lezer. Zo is het niet langer nodig om iedere dag opnieuw naar dezelfde websites te surfen, alleen maar om te zien of er wellicht nieuwe informatie gepubliceerd is. Eenmalig (en anoniem) abonneren op de RSS-feed van een site is voldoende om vanaf dan de nieuwste berichten terug te vinden in de persoonlijke RSS-lezer.

Bij het via RSS abonneren op vaste informatiestromen is het in de eerste plaats de kunst om zoveel mogelijk relevante blogs en nieuwssites te vinden. Een tool als Google Reader helpt daar zelfs bij, door suggesties aan te dragen voor bronnen die aansluiten bij het interesseprofiel.

RSS is ook prima geschikt om ook op de hoogte te blijven van nieuw verschenen video’s, ebooks, podcasts en andersoortige content. En dat is belangrijk, zeker in de oriënterende fase van het zoekproces. Zo’n multimediale setting levert immers een bronnenverzameling op met veel meer diversiteit.

Wie RSS écht wil inzetten als zoekexpert, kan zich bij een groot aantal zoekmachines abonneren op RSS-feeds van zoekresultaten. Een selectie: 
• Nieuws: Google News, Bing News
• Realtime web: Twitter, Friendfeed
• Wetenschappelijke publicaties: Narcis
• HBO publicaties en scripties: HBO-Kennisbank
• eJournals: EBSCOhost, ScienceDirect, Pubmed
• Video: YouTube, YouTube EDU, Academic Earth, Vimeo

Een aardige manier om te ontdekken in hoeverre deze werkwijze daadwerkelijk iets oplevert, is door middel van het vastleggen van een zogeheten ‘ego-feed’. Zoek bijvoorbeeld in Twitter eens naar uw organisatienaam (of uw voor- en achternaam) en leg het resultaat vast als RSS-feed. Door regelmatig uw RSS lezer te checken komt u ongetwijfeld op het spoor van belangwekkende wetenswaardigheden over uw organisatie. Diezelfde constructie werkt uiteraard ook in combinatie met andere- van RSS voorziene zoekmachines.


En wat nu als een site geen eigen RSS-feed heeft? Om het gemakkelijk te maken zijn ook hiervoor allerlei inventieve tools ontwikkeld, een voorbeeld is Page2rss.com. Met één druk op de knop wordt van iedere willekeurige URL een RSS-feed gegenereerd, probleem opgelost!

3. Duurzaam vastleggen met Social Bookmarking tools

Net als RSS bestaat het principe van Social Bookmarking al een kleine 10 jaar. Anno 2009 is dit dus zeker geen nieuwe technologie meer te noemen. Wel hebben de tools in de loop der jaren een flinke ontwikkeling doorgemaakt. Niet alleen zijn de gebruikersaantallen immens groot geworden, ook de toepassingsmogelijkheden worden steeds diverser. Marktleider Delicious, met een gebruikersbasis van meer dan 5 miljoen accounts, vernieuwde in 2008 de gehele interface en legde daarmee de lat voor de concurrentie flink hoger. Een in opkomst zijnde applicatie als Evernote legt wat minder de nadruk op ‘social’, maar tilt wel het begrip ‘bookmarking’ naar een ongekend hoog niveau.

Gezien de toch wel héél duidelijke gelijkenis met de systemen binnen het werkterrein van de informatiespecialist zou men verwachten dat de adoptiefactor van Social Bookmarking tools in deze sector vrij hoog zou zijn. Maar helaas, net als bij RSS blijkt de praktijk toch weerbarstiger, onder informatiespecialisten is Social Bookmarking nog weinig populair.

Voor wie echt nog nooit van Social Bookmarking heeft gehoord zal deze uitleg vast te kort zijn, maar in de basis draait het om het vastleggen en delen van online bronnen in een social network. De meerwaarde zit ‘m met name in het kennisdeling-aspect. Wie zelf deelt krijgt automatisch ook weer toegang tot relevante bronnenverzamelingen van anderen. Wellicht beter om gewoon maar eens te ervaren hoe zulke tools werken, dat kan door simpelweg een gratis account aanmaken.

Enkele mogelijkheden op een rijtje:
• Delicious: de grootste Social Bookmarking community ter wereld
• Digg: gericht op actueel nieuws, met sterke focus op ranglijsten
• Connotea: Social Bookmarking specifiek voor onderzoekers en wetenschappers
• Evernote: persoonlijke repository met opslagruimte voor allerlei soorten content. Een geweldige tool voor wie meer dan alleen annotaties wil vastleggen.

Tot slot

In iedere situatie waarin theorie en praktijk niet in evenwicht zijn, gaat op den duur vanzelf wel iets mis. In het proces van zoeken, vinden en vastleggen is dat niet anders. De beginnende informatieprofessional leert dat het informatiezoekproces vaste patronen heeft, aan deze theoretische kaders wordt veel aandacht besteed. Terecht, maar het in de praktijk brengen van die theoretische kennis verdient minstens evenveel aandacht.

Zoeken, vinden en vastleggen met behulp van Firefox, RSS en Social Bookmarking kan het verschil maken tussen redelijke en fantastische zoekresultaten. Maar óók het verschil tussen de anonieme kenniswerker en de gerespecteerde powersearcher. Laten we daarom, om de balans weer te herstellen, vanaf nu eens wat meer aandacht besteden aan de praktijk.

Over de auteur: Gerard Bierens is ontwikkelaar digitale mediatheek bij Fontys Hogescholen en freelance trainer, auteur en biblioblogger. Zie ook http://www.gerardbierens.nl.

- Web 2.0 en projectmanagement
- zoeken vinden vastleggen

Meer: zie Special:Titles

Inhoud bestand ‘hbokennisbank’:

Inhoud bestand ‘publicaties’:

Inhoud bestand ‘topform’:

Inhoud bestand ‘widget_css’:

In dit stuk gaan we zien wat Web 2.0 is, de invloed ervan op projectmanagement en meer specifiek op de wijze waarop ICT-projecten volgens de principes van Web 2.0 zouden kunnen worden uitgevoerd. Daarbij kijken we uiteraard ook naar de veranderende rollen van degenen die vaak betrokken worden in dergelijke projecten; natuurlijk de projectmanager zelf, maar ook ontwikkelaars en, typisch Web 2.0, de gebruiker. Tenslotte komen een aantal project management 2.0 applicaties aan bod, maar laten we beginnen met de elementaire zaken.

Wat is Web 2.0?

Net zoals bij alles wat nieuw, trendy en hot is, kan eigenlijk niemand precies vertellen wat nu dé allesomvattende definitie van Web 2.0 zou moeten zijn. Wel bekend is wie de ‘eigenaar’ van de term is; Tim O’Reilly, CEO van O’Reilly Media Inc. , bedacht al in 2003 de term Web 2.0 tijdens een brainstormsessie, eigenlijk om het verschil aan te duiden met het ‘oude web’, zeg maar Web 1.0. Een poosje later, in 2005, leverder O’Reilly ook nog de eerste Web 2.0 mindmap op:

Kort daarna vatte Markus Angermeier alle relevante terminologie samen in de inmiddels bij velen bekende ‘Web 2.0 tag cloud’:

Ook tag clouds zijn typische web 2.0 verschijningen

Wie goed naar beide afbeeldingen kijkt, zal zien dat bijna al deze rondom Web 2.0 gedrapeerde steekwoorden evengoed van toepassing zijn bij de ontwikkeling van nieuwe- of verbetering van bestaande applicaties.

Inmiddels kijken de trendsetters alweer uit naar Web 3.0, dat zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Een blik op het verleden, heden en nabije toekomst (afbeelding van Gary Hayes)

Maar laten we ons eerst nog concentreren op het ‘hier en nu’, want dat is Web 2.0 inmiddels zeker wel. Het is goed om te realiseren hoe enorm snel de bij Web 2.0 horende ontwikkelingen gaan. Een stelling als ‘het web als platform’ leek enkele jaren geleden nog een bijna utopische gedachte. Inmiddels wordt vrijwel iedere desktop-applicatie opgeleverd met additionele koppelingen naar een webinterface. Sterker nog, desktop- en web-enabled applicaties worden steeds schaarser en zullen vrijwel zeker veel terrein gaan verliezen ten opzichte van de steeds groter groeiende groep dedicated web-applicaties. Typische Web 2.0 technologieën, zoals bijvoorbeeld AJAX er één is, maken dat de gebruikerservaring van een web-applicatie bijna gelijkwaardig kan zijn aan die van een desktop-applicatie.

Anno 2007 zijn van vele soorten desktop-applicaties al online varianten te vinden, van tekstverwerking-software tot fotobewerking-tools en zelfs video-editing applicaties ‘leven’ nu 100% op het web. Niet alleen dat, ze gaan ook allianties met elkaar aan en maken gebruik van elkaars content en functionaliteiten. Daarmee is niet gezegd dat de desktop-applicatie ten dode is opgeschreven, maar het is wel een teken aan de wand dat een bedrijf als Adobe met een reputatie als bouwer van zware grafische software heeft aangekondigd dat ze van Adobe Photoshop een 100% webversie gaan uitbrengen met, volgens eigen zeggen, een gelijkwaardige interface en identieke functionaliteiten zoals die ook in de desktop-variant van Adobe Photoshop zitten.

Een boeiende ontwikkeling, en toch is dit punt niet helemaal de kern van Web 2.0. Men heeft namelijk heel goed in de gaten dat niet de interface, maar juist data de drijvende kracht is van een succesvolle toepassing. Die data, de content, komt in het Web 2.0 concept ook niet langer uit één aan de applicatie gekoppelde database, maar wordt (bijvoorbeeld via API’s) gedeeld met andere partijen in een groot decentraal netwerk. Content wordt steeds meer van elders gehaald en in de juiste context binnen de applicatie geplaatst. Diezelfde datastroom kan weer worden gemodificeerd en aangevuld door het collectief, en vanuit dat collectief wordt de bewerkte content ook weer ergens in het netwerk teruggeplaatst.

Eigenlijk is het niets anders dan het aloude idee van ‘vele handen maken licht werk’. Logisch gevolg van deze ontwikkeling is dat op zichzelf staande applicaties het ontzettend moeilijk zullen gaan krijgen. Ze hebben in dit model eigenlijk geen toekomst, simpelwerg omdat ze te geïsoleerd opereren. Want om een rol van betekenis te spelen op het niveau van Web 2.0, zijn waardes als openheid, gebruikersparticipatie en het vertrouwen in de kracht van het collectief zeer belangrijke factoren.

Klant is koning

Wellicht ligt hierin de echte kern van Web 2.0; in deze nieuwe wereld staat niet langer de organisatie, het product, het proces of de applicatie centraal, maar is het juist de gebruiker die de centrale positie inneemt. Dat lijkt op zichzelf een eenvoudige gedachte, velen zullen nu denken: “Ja, maar dat doen wij al, de klant is toch altijd koning?”

Dat lijkt bij de meeste ondernemingen wel zo, maar de realiteit is dat de klant (meestal de opdrachtgever en/of beoogd gebruiker) vooralsnog weinig meer dan het eindproduct, bijvoorbeeld een applicatie, krijgt voorgeschoteld. Lusten de klanten het eindproduct niet? Dan wordt het afgewezen product in het beste geval achter gesloten deuren geëvalueerd en in het ergste geval kan de projectleider zijn biezen pakken. De ontwerper moet van de nieuwe projectleider terug naar de tekentafel en de nieuwe marketingstrategie wordt ook weer achter gesloten deuren bedacht en uiteindelijk wordt het bijgeschaafde product opnieuw aan de opdrachtgever aangeboden of op de markt gebracht. Pas op dat moment staat de klant weer centraal, en mag deze zeggen wat ie er van vindt, maar dat is dus wel helemaal aan het eind van het productieproces.

In het Web 2.0 concept gaat deze ingesleten workflow drastisch op de schop, het uitgangspunt is ‘radical trust’. Wie het aandurft om zijn klanten, gebruikers en niet te vergeten collega’s in het werkveld écht te vertrouwen, moet transparant durven zijn in alle facetten van de bedrijfsvoering. Dat betekent nogal wat, want het vraagt een soort van openheid die het gros van de ondernemingen totaal nog niet gewend is, zeker niet in de ICT sector. En toch is die transparantie juist de drijvende kracht waarmee oorspronkelijk kleine startups als Flickr, YouTube, Digg, Skype en Technorati in no-time konden uitgroeien tot uitermate succesvolle en vooral onder de gebruikers extreem populaire internet-ondernemingen.

Vanaf het prille begin zijn ze namelijk direct de dialoog aangegaan met de klant en dat in alle openbaarheid. Daarvoor gebruiken ze laagdrempelige tools als blogs en wiki’s, die vanwege hun dynamiek en aggregatiemogelijkheden uitstekend geschikt zijn om de discussie met de gebruiker aan te gaan. Op deze manier kunnen ze direct anticiperen op opborrelende wensen uit de gebruikerscommunity, en heel belangrijk, ook kritische noten worden ter harte genomen. Dit levert niet alleen een almaar groeiende kern van zeer betrokken, trouwe en inhoudelijk deskundige gebruikers op, het zorgt ook voor een telkens wat beter product. Met andere woorden, een toepassing wordt beter naargelang het aantal betrokken gebruikers groter wordt (zie ook het boek ”The Wisdom of Crowds”, van James Surowiecki). En zo levert het Web 2.0 model winst op voor alle partijen.

Projectmanagement 1.0

Wie wel eens betrokken is geweest bij projecten, herkent vast wel de vaste structuur waarin alle stadia van het project van begin tot eind worden vastgelegd. In hele grote lijnen begint een project normaal gesproken bij de initiatieffase, vervolgens loopt de definitiefase over in de ontwikkel- en testfase, gevolgd door de implementatiefase en tenslotte wordt het project afgesloten met de evaluatie- en nazorgfase. Afhankelijk van de sector bestaan er natuurlijk vele varianten op dit basisprincipe. In de ICT sector is bijvoorbeeld PRINCE2 een veelgebruikt format voor projecten, in schema ziet dat er zo uit:

Het Procesmodel van Prince2 beschrijft de stages (vierkante gekleurde vlakken) en de controls (in rood). Via de zwarte pijlen wordt duidelijk in welke richting het model dient te worden doorgelopen, voordat verder gegaan kan worden. De Project Board heeft hierin een centrale rol. De groene stages zijn stages die meerdere malen herhaald kan worden, dus wanneer meerdere fases zijn vastgesteld. De blauwe stages zijn er altijd; een project wordt gestart en gestopt.

Zo’n schema ziet er behoorlijk indrukwekkend uit, aangevuld met de bij PRINCE2 horende al even indrukwekkende stapel aan documentatie zou het borg moeten staan voor een goed verloop van ieder project. En dat zal ook best zo zijn, tenminste zolang het niet gaat om projecten waarbij met name interactieve (web-)applicaties ontwikkeld worden. Het probleem met procesmodellen zoals PRINCE2 is namelijk dat ze allemaal hun oorsprong vinden in het pré-Web 2.0 tijdperk. Een project wordt opgestart, de projectgroep wordt bijeen gezocht, de applicatie opgeleverd en na de overdracht in de staande organisatie wordt een project weer afgesloten. Eind goed, al goed. Of toch niet?

Perptual beta

In Web 2.0 ziet het verloop van een ontwikkeltraject er compleet anders uit. Een belangrijke term hierin is ’Perpetual beta‘, een aanduiding waarmee wordt aangegeven dat een applicatie nooit af is, maar altijd in ontwikkeling blijft. Vandaar ook dat veel applicaties op het web zoals GMail, Flickr en Google Maps al meerdere jaren bestaan, maar nog steeds in ‘beta’-stadium verkeren. Dit model botst dus behoorlijk met de strakke projectmatige opzet zoals bij PRINCE2, waarin een project volgens een strakke lineaire planning wordt uitgevoerd. Web 2.0 gaat veel meer uit van een modulaire opzet waarbij niet ineens een hele applicatie wordt opgeleverd, maar telkens een deelpakket van het geheel aan functionaliteiten wordt vrijgegeven.

Dit lijkt bijna afbreuk te doen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van de applicatie en belangrijker nog, de verwachtingen daarbij van de klant en gebruiker, maar het tegendeel is waar. Volgens de Web 2.0 wetten kan na het ontstaan van het eerste idee al snel (soms zelfs al in minder dan één dag) begonnen worden met de ontwikkelfase, waarin alle aandacht gaat naar de eerste oplevering van een basissysteem. Door daarna zolang als nodig is duidelijk aan te geven dat een applicatie nog niet als ‘volledig operationeel’ beschouwd mag worden, kan de ontwikkelaar van een systeem of applicatie telkens weer nieuwe -nog niet noodzakelijk 100% werkende- functionaliteiten toevoegen en (laten) uitproberen. “Release early and release often”, is het hierbij horende credo.

Met een dergelijke opzet krijgt de klant, of meer direct, de beoogde gebruikersgroep een zeer belangrijke rol. Die hoeft niet langer te wachten tot het product klaar is, of zich te schikken in de rol van testpiloot. Iedere potentiële gebruiker krijgt de gelegenheid om betrokken te worden bij de ontwikkelfase. Men kan zich in principe -uiteraard afhankelijk van zijn of haar getoonde expertise- zelfs opwerken tot op het niveau van mede-ontwikkelaar. Om gebruikers daartoe de gelegenheid te geven is het wel belangrijk dat ze het vertrouwen krijgen van de projectleiding, al tijdens het prille begin van een project. Dat betekent dus inzicht geven in alle facetten van het projectplan, misschien met uitzondering van de financiële kant, maar verder dient het gebruikerscollectief met open vizier tegemoet getreden worden. Het projectplan vrijgeven, bijvoorbeeld via een wiki, is zondermeer een goede eerste stap, maar lang niet genoeg.

Communicatie 2.0

Het is misschien wel het meest onderschatte onderdeel van projectmanagement, de communicatie met de achterban. In het Web 2.0 tijdperk zijn er ruim voldoende mogelijkheden om de dialoog met alle betrokkenen op te starten en actief te onderhouden. Een weblog aanmaken kost minder dan vijf minuten, hetzelfde geldt voor wiki’s en chat-clients. De techniek achter die tools hoeft dus geen bottleneck te zijn, veel meer van belang dan welke vorm of combinatie van communicatie-tools je uiteindelijk gaat gebruiken, is dat het volledige projectmanagement zich committeert aan een daadwerkelijk open en transparante dialoog met alle betrokkenen. Er zijn een aantal basisregels te ontwaren uit de wijze waarop Web 2.0 bedrijven zich profileren in hun communicatie-uitingen:

- communiceer eerlijk en open
- hanteer een informele schrijf- en spreekstijl
- laat zien dat je benaderbaar bent en open staat voor suggesties
- gebruik je een blog? Laat dan reacties altijd toe! Modereren kan achteraf altijd nog.
- spoor gebruikers aan om met elkaar in discussie te gaan, bijvoorbeeld via een forum
- vraag bij iedere gelegenheid om feedback:
- rol een nieuwe functionaliteit uit, schrijf er een blogpost over en vraag om feedback
- verwerk binnengekomen feedback in een nieuwe blogpost, vraag om reacties van anderen
- belangrijke knopen doorhakken? Plaats een poll of vragenlijst online
- reageer altijd en zo snel mogelijk op feedback
- reageer zoveel mogelijk direct naar de hele community!

Google als leidend voorbeeld:

Google mag als maker van een groot aantal web-toepassingen met in totaal miljoenen gebruikers beschouwd worden als een belangrijke aanstichter en vaandeldrager van Web 2.0. Vanuit deze rol, samen met al hun ervaring hebben ze de nieuwe communicatie-spelregels prima begrepen. Kijk als voorbeeld eens naar de inhoud en opbouw van de Google Base Blog.

De Google Base Blog hanteert de Web 2.0 communicatie spelregels

De berichten zelf zijn vrij informeel en direct gericht op de gebruiker. Geen onnodige marketing-praatjes of onbegrijpelijke vaktermen, maar een heldere toonzetting en vooral ‘to-the-point’. Het eerste bericht gaat over onderhoudswerkzaamheden, die worden netjes aangekondigd met daarbij een verwijzing voor meer informatie naar de Google Base Help Discussion Group, een plek speciaal gecreëerd voor gebruikers van Google Base.

In het tweede bericht worden nieuwe functionaliteiten aangekondigd, in dit geval de toevoeging van een drietal protocollen genaamd MPN, UPC en ISBN. De auteur legt duidelijk uit hoe de nieuwe functionaliteiten gebruikt kunnen worden en wat de betreffende begrippen betekenen. Het bericht wordt afgesloten met de volgende alinea:

If you have any questions about this change, feel free to discuss it at this Google Groups thread. You might also find the answer you’re looking for on our FAQ.

Gebruikers worden hier expliciet uitgenodigd om hun feedback te geven, niet alleen aan de ontwikkelaars, maar geheel open en transparant op het gebruikersforum. Het spreekt voor zich dat de ontwikkelaars zelf uiteraard ook actief op het forum aanwezig zijn.

Een klein detail, maar wel zo belangrijk: Beide berichten bevatten niet alleen informatie voor de gebruikers van Google Base, ze worden ook op persoonlijke titel geschreven. Het vermelden van de naam van de schrijver komt veel geloofwaardiger over dan ‘geschreven door de Google redactie’, het is tegenwoordig een absolute voorwaarde om te kunnen bouwen aan een vertrouwelijke band tussen ontwikkelaars en gebruikers.

Dan de rechterzijde van het scherm, daar is prominent in beeld te lezen: “We love feedback; Send us your comments about Google Base or this blog.” Opnieuw een duidelijke indicatie die aangeeft dat Google Base serieus op zoek is naar de dialoog met de gebruikers van het product. Ook de andere opties, zoals de RSS-feed, email-nieuwsbrief en verwijzingen naar meer informatie over Google Base zijn allemaal handreikingen aan iedereen die betrokken wil zijn bij de verdere ontwikkeling van Google Base.

Google zet hoog in op gebruikersparticipatie, want hoe meer betrokken gebruikers, hoe beter de toepassing wordt. Da’s een nobel streven, maar ook niet onbelangrijk voor Google, meer gebruikers betekent uiteraard ook meer inkomsten.

Project management 2.0

In de slipstream van Web 2.0 worden ook allerlei andere termen voorzien van het 2.0 label, datzelfde geldt dan natuurlijk ook voor project management. De gedachte achter project management 2.0 is wel een interessante, het is een bruggetje tussen Web 2.0 en Enterprise 2.0. Gecombineerd staan die termen borg voor nieuwe en meer interactieve vormen van samenwerking binnen een organisatie. Project management 2.0 trekt die lijn door naar nieuwe vormen van interactieve samenwerking binnen projecten, waarbij de focus ligt op het eenvoudig kunnen delen van taken, agenda’s, notities en andere informatiestromen tussen leden van een projectteam. Met name in die situaties waarin de projectgroep geen vooraf afgebakend geheel is, en/of waarbij niet iedereen zich in hetzelfde gebouw of land bevindt, kunnen project management 2.0 tools uitkomst bieden.

Project management 2.0 omarmt ook het idee van ‘the wisdom of the crowds’, ofwel het gebruik maken van collectieve intelligentie. Door het toepassen van moderne project management applicaties wordt kennis niet alleen vastgelegd maar even zo makkelijk gedeeld. Belangrijker nog, de projectleider is niet langer de enige die de actuele status van de lopende processen kent. Met het instrumentarium van de project management tools kan men de gezamenlijke zorg dragen voor synchronisatie tussen alle processen en projectdeelnemers.

Een ander kenmerk van project management 2.0 is de sterk afgezwakte rol van het management zelf. Niet alleen de rol van de project manager zelf wordt minder prominent, maar vooral ook die van de stuurgroep en bovenliggende niveau’s. Steeds vaker zijn het spontaan ontstane samenwerkingsverbanden tussen diegenen die elkaar vinden op basis van gedeelde interesse en/of expertise. Dergelijke entiteiten gaan vaak vol energie met een onderwerp aan de slag, bij voorkeur zonder al te veel administratieve beslommeringen, want dat werkt vooral belemmerend in de voortgang. Project management 2.0 betekent voor het management dus ook ruimte geven aan bottom-up initiatieven, dat kan uiteraard middels het beschikbaar stellen van budgetten, maar nog beter door het faciliteren van project management 2.0 tools.

Project management 2.0 tools

Al sinds jaar en dag worden er applicaties ter ondersteuning van projectmanagement ontwikkeld. De eerste versie van Microsoft’s MS Project stamt bijvoorbeeld uit 1987, met recht een oude rot in het vak dus. Andere spelers op het veld zijn nog wat jonger, zoals TOPdesk of OPX2 van Planisware.

Enkele ontwerpprincipes van Web 2.0 zijn ‘accessibility’, ‘simplicity’ en ‘joy of use’. Dit wil overigens niet zeggen dat ingewikkelde functionaliteiten dan maar gelijk overboord gezet moeten worden, maar wel dient een applicatie zo gebruiksvriendelijk te zijn dat ie zonder veel training, het liefst zelfs geheel intuïtief in gebruik genomen kan worden.

Helaas is het gros van de ‘project management 1.0’ applicaties geheel nog niet afgestemd op de principes van Web 2.0, de vraag is zelfs of ze ooit nog wel in staat zullen zijn om deze toch vrij radicale omslag te maken. Bij de inrichting van dergelijke traditionele systemen is namelijk uitgegaan van een geïsoleerde desktop-omgeving waarin de projectmanager centraal staat. Als veronderstelde enige deskundige gebruiker van het systeem worden dan ook wel erg hoge eisen gesteld aan de inhoudelijke kennis van de projectmanager.

Traditionele project management applicaties hebben daarbij ook nog eens de neiging om functionaliteiten zodanig complex in te richten, met een overdosis aan mogelijkheden dat niemand ze ook echt gebruikt zoals oorspronkelijk bedoeld. Kortom, de projectmanager in het Web 2.0 tijdperk heeft nog maar weinig baat bij applicaties die uitgaan van methoden en technieken uit het verleden.

Gelukkig zijn er altijd wel weer individuen en bedrijven te vinden die zo’n gat in de markt snel weten te vinden en daarom hun uiterste best doen om project management tools te lanceren die wel zijn afgestemd op de nieuwe methoden en technieken. We zullen er een drietal kort bespreken:

BaseCamp

De website van BaseCamp, www.basecamphq.com

Zoals Internet Explorer lange tijd vrijwel alleen heerste over de browsermarkt, zo heeft BaseCamp al een tijdlang een onbetwiste monopolie positie in de nog prille wereld van project management 2.0 toepassingen. Het is dan ook de eerste doordachte toepassing die ontworpen is volgens de regels van Web 2.0. Dus volledig web based, makkelijk in het gebruik en inclusief een flinke dosis ingebouwde samenwerkingstools. De maker van de applicatie, 37signals, heeft overigens de core-code van BaseCamp als Open Source vrijgegeven onder de naam ‘Ruby On Rails’ en bracht daarmee de ontwikkeling van AJAX-toepassingen in een stroomversnelling.

GoPlan

De website van GoPlan, www.goplan.info

Een nog jonge, maar serieuze concurrent is GoPlan. Natuurlijk lijkt het concept erg veel op dat van BaseCamp, zelfs de onderliggende code is gecomponeerd met behulp van Ruby On Rails, maar toch hebben ze goed geprofiteerd van de wet van de remmende voorsprong waar BaseCamp als pionier op dit terrein nu last van begint te krijgen. Een aardige functionaliteit die vooralsnog alleen in GoPlan is ingebouwd is bijvoorbeeld de mogelijkheid om -naast een interne nieuwsvoorziening- ook een publieke projectblog te gebruiken, inclusief RSS-feed. Ook op andere onderdelen doet GoPlan net dat ene stapje extra waardoor het voor sommigen wellicht een interessante optie wordt om te switchen naar deze aanbieder.

ActiveCollab

De website van ActiveCollab, activecollab.com

Een wat vreemde eend in de bijt, deze Open Source toepassing gemaakt door de Servische programmeur Ilija Studen. De voornaamste reden voor Studen om ActiveCollab uit te brengen, was om een deuk te schieten in de monopolie positie van BaseCamp. Hij doet dat niet door de software veel beter te maken, hoewel die best in orde is, maar vooral door het business- en hostingmodel van BaseCamp aan te vallen. ActiveCollab mag namelijk gratis gedownloaded en geïnstalleerd worden op een eigen webserver, terwijl BaseCamp en ook GoPlan juist werken met centrale hosting en variabele abonnementsvormen.

Derek Punsalan publiceerde op zijn blog (www.5thirtyone.com/archives/791) een verhelderende vergelijking van de drie tools.

Conclusie

Wie handig is met webserver installaties en PHP5, voldoende heeft aan een basispakket en niet echt let op de wat ruwe interface, zou gratis en voor niets aan de slag kunnen met ActiveCollab. Wie liever geen omkijken heeft naar onderhoud, upgrades of server-downtime, kan tegen een kleine maandelijkse vergoeding heel snel aan de slag met de op afstand gehoste applicaties GoPlan en BaseCamp. Welke van de drie het beste is, dat is moeilijk te zeggen. Het kan per situatie verkeren, maar zowel ActiveCollab als GoPlan en BaseCamp kunnen zonder veel moeite en zonder kosten uitgeprobeerd worden. Datzelfde geldt overigens voor bijna alle web based project management applicaties.

Nog één tip: bij die project management applicaties waarbij dat niet kan, mag rustig worden aangenomen dat ze nog niet in het Web 2.0 tijdperk zijn aangeland.

Category:Articles Category:Web 2.0 Category:Projectmanagement